Przed odpowiedzią na pytanie czemu część projektów kończy się niepowodzeniem należy zastanowić się, jak można zdefiniować nieudany projekt i co to w ogóle znaczy? Czy jest to projekt, który zakończył się z opóźnieniem tzn. po założonym terminie, kosztował więcej niż zakładano, jego efekt końcowy odbiegł od zakładanego, czy też wystąpiła dowolna kombinacja wymienionych powyżej lub innych czynników, uniemożliwiających jego realizację zgodną z założeniami? Sprawdza się w tej sytuacji stare, ale wciąż aktualne powiedzenie, że papier przyjmie wszystko, ale życie to zweryfikuje.
Poniżej spisałem 7 najważniejszych powodów dlaczego projekty w automatyce się nie udają. Zachęcam do zapoznania się i dyskutowania.
Niejasny cel projektu, nierealne oczekiwania
W momencie, gdy określasz cele projektu, pamiętaj, iż należy wyrażać je w sposób jasny. Im bardziej konkretne są cele, tym większe prawdopodobieństwo na ich osiągniecie. Niestety często uwagi i komentarze są zatajone i nie wskazane na etapie projektowania. Często powoduje to problem z wyznaczeniem realnego terminu realizacji projektu
Rys. 1. Oczekiwania, a rzeczywistość projektowa
W zespole nie ma ludzi wykwalifikowanych technicznie
Bez ludzi z odpowiednimi kwalifikacjami technicznymi nie da się zrealizawać teminowo i jakościowo prac w branży automatyki.
Rys. 2. Przykład montażu elektryki przez osobę nietechniczną
Brak określenia odpowiedzialności uczestników projektu
Jasne określenie zakresu odpowiedzialności osób uczestniczących w projekcie jest sprawą zasadniczą, aby zapewnić, że nie istnieją żadne luki i wszystkie aspekty projektu zostały poruszone. Nakładanie się odpowiedzialności powoduje niewydolność prac projektowych, zaś wyraźne określenie odpowiedzialności i ich zakresów jest ważne dla zapewnienia tego, iż każda osoba będzie zgadzała się na wykonanie odpowiedniego, przypisanego sobie zakresu prac. Jednym ze sposobów określenia odpowiedzialności jest opracowanie macierzy odpowiedzialności, które określa wszystkie obszary produktów projektu, wymienione w rzędach. Następnie wszyscy uczestnicy projektu są przypisywani pod względem odpowiedzialności do odpowiednich kolumn. Przy pomocy tej macierzy można jasno zidentyfikować wszystkie zakresy i poziomy odpowiedzialności, na przecięciach się rzędów i kolumn. Macierz odpowiedzialności powinna być opracowana i dostarczona wszystkim uczestnikom na wczesnym etapie projektu, aby zapewnić, że wszystkie ograniczenia zakresów odpowiedzialności będą znane i rozumiane.
Niebranie pod uwagę planu awaryjnego
Rys. 3. Dla realizacji projektu warto mieć plan B.
Posiadanie bufora, który pozwoli na przesuwanie harmonogramu i/lub budżetu projektu, sprzyja sukcesowi projektu. Nawet w najłatwiejszych i najbardziej płynnych w realizacji projektach, zawsze występuje nieoczekiwana zmiana, która jest nieprzewidziana na etapach opracowywania. O ile szczęście dopisze, zmiany te są małe, nie wymagają tworzenia nowej wersji projektu i są wykrywane oraz korygowane na wczesnym etapie realizacji projektu. Trzeba jednak mieć świadomość, że każda zmiana lub dodatek do wymagań zakresu projektu, może spowodować dużą jego dezorganizację i jeśli nie będzie bufora w harmonogramie, budżecie lub czasie przestoju przy przejściu na nowy system, może stać się ona mocnym ciosem zadanym planowanemu całkowitemu sukcesowi projektu.
Brak dobrej wewnętrznej komunikacji
Rys. 4. Brak komunikacji wewnętrznej.
Odpowiednia komunikacja w firmie niezbędna jest zarówno menedżerom, którzy potrzebują jej do skutecznego planowania strategii, kierowania pracą czy kontrolowania postępu, jak również pracownikom – kiedy otrzymują oni prawidłowe, jasne komunikaty, działają sprawniej i skuteczniej.
Do najczęstszych błędów komunikacyjnych w firmie należą:
- Brak odpowiednich narzędzi do przekazywania informacji
Bez zelektronizowanej komunikacji ciężko pracuje się nad projektem. Ważne aby narzędzie do komunikacji było przejrzyste i nie dublowało się.
- Jednostronna i ograniczona komunikacja
Niektórzy liderzy uważają swoje słowa za święte. Niestety, często taki przerost ego nie ma nic wspólnego z rzeczywistością i znacznie oddala od możliwości zyskania szacunku pracowników. Jednostronna komunikacja, w której każda decyzja jest ostateczna, a pracownicy mają jedynie wykonywać polecenia prowadzi donikąd – nie tylko nadmiernie eksponuje hierarchię w firmie, ale też ogranicza kreatywność pracowników.
- Brak otwartości na zmiany
Firmy często rozwijają się bardzo szybko. Z małych, kilkuosobowych działalności, rozrastają się do mini korporacji, w których zatrudnia się kilkudziesięciu pracowników. Tymczasem mentalność jest taka, jak była na początku. Wszystkim wydaje się, że kontakt jest znakomity i nie trzeba ulepszać niczego w procesie komunikacji. Z czasem okazuje się, że przekaz informacji jest wielką bolączką, a rozwój firmy zostaje mocno zahamowany.
- Pośpiech
Nawał pracy, konieczność szybkiego przekazania informacji, pomyłki… Kto z nas tego nie przerabiał? Nadmierny pośpiech jest konsekwencją braku odpowiednich narzędzi komunikacyjnych i powoduje, że mylimy się, przekształcamy komunikaty, tworzymy chaos i doprowadzamy do tego, że wymiana informacji nie przebiega prawidłowo.
- Brak pochwał / kar
Komunikacja w firmie to również informacje przekazywane pracownikom przez szefa. I nie mówimy tu tylko o suchych komunikatach dotyczących pracy, ale i zwyczajnych rozmów z podwładnym. Pracownik oczekuje od czasu do czasu pochwały za prawidłowo wykonane zadanie, dlatego brak jakiejkolwiek reakcji ze strony kierownictwa może doprowadzić do jego złego samopoczucia. Złe konsekwencje nieść może również brak kar dla pracowników za nieprzestrzeganie reguł panujących w organizacji.
Brak komunikacja klienta z zespołem projektowym
Należy włączyć klienta na początku projektu i stale angażować go w miarę zmian, tak aby wymagane korekty można było wprowadzić razem. Udane projekty mają miejsce, gdy klienci i członkowie projektu pracują jako zespoły, chociaż nie zawsze jest to możliwe. Projekty są mniej podatne na niepowodzenie, jeśli informowani klienci wnoszą znaczący wkład na każdym etapie pozyskiwania wymagań, opisu produktu i wdrażania.
Brak szkoleń i narzędzi do wykonania zadania
Zespół projektowy musi posiadać umiejętności i doświadczenie oraz jasno określone role i obowiązki. Jeśli nie, musi istnieć dostęp do wiedzy fachowej, z której mogą skorzystać osoby pełniące wymagane role. Bez tego ciężko skutecznie zrealizować projekt automatyki.
Rys. 5. Kursy automatyki – portal z fachową wiedzą z dziedziny automatyki
Podsumowanie
Niezależne od rodzaju projektu czynnikami, którym zawsze warto poświęcać dużo uwagi i potencjalnymi inkubatorami problemów są:
- czynnik ludzki, który uważa się za jeden z najważniejszych i najbardziej newralgicznych zasobów projektowych,
- komunikacja, zarówno ta formalna, jak i nieformalna,
- świadomość złożoności środowiska projektowego,
Źródła
https://www.controlengineering.pl/8-bledow-ktorych-nalezy-unikac-w-projektach-systemow-automatyzacji-i-sterowania/
https://gazeta.sgh.waw.pl/ekonomia-po-prostu/dlaczego-projekty-sie-nie-udaja
